Privacy regelement.

Privacyreglement Vereniging Wijkopbouworgaan Dichtersbuurt (gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG)).

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Vereniging Wijkopbouworgaan Dichtersbuurt omgaat met de aan haar verstrekte en bekende persoonsgegevens.

Artikel 1 Begrippen 1. Het bestuur zijn de mensen die als zodanig zijn gekozen door de algemene ledenvergadering. 2. Leden zijn alle betalende en niet betalende leden van de vereniging alsmede de donateurs. 3. Onder persoonsgegevens worden onder andere verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, eventueel functie en datum start lidmaatschap. 4. Onder vereniging wordt verstaan Vereniging Wijkopbouworgaan Dichtersbuurt, zoals vastgelegd in de statuten van 12-3-1979. 5. Inschrijfformulier is het inschrijfformulier voor lidmaatschap en donateurschap van de vereniging. 6. De bewaartermijn bij het bestuur geldt voor het opslaan van het papieren en digitale archief. 7. Het huishoudelijk reglement is het reglement dat is vastgesteld ingevolge artikel 13 van de statuten van de vereniging.

Artikel 2 Beheer van de persoonsgegevens 1. De in artikel 1 onder punt 3 genoemde gegevens worden door het bestuur verwerkt en beheerd met als enige doel het goed kunnen besturen van de vereniging en bijvoorbeeld de volgende daartoe strekkende handelingen: a. Het uitnodigen voor de ledenvergadering b. Het uitnodigen voor activiteiten c. Om leden bij persoonlijke gebeurtenissen een attentie te kunnen geven d. Om snel contact op te kunnen nemen e. Overige correspondentie aan leden terzake bijvoorbeeld contributie en de inning daarvan f. Om functionarissen aan te kunnen schrijven g. Het behandelen van geschillen. 3. De persoonsgegevens worden beheerd, verwerkt, aangepast en bijgehouden door de penningmeester van het bestuur. 4. Als de penningmeester een back-up of export maakt, gebeurt dat op de eigen computer en/of in eigen beheer.

Artikel 3 Bewaren van de persoonsgegevens 1. Persoonsgegevens zullen nooit op een digitale gegevensdrager zoals een USB-stick worden opgeslagen, vanwege het gevaar van verlies. 2. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging 3. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens binnen een jaar worden verwijderd uit de digitale ledenadministratie. Voor zover andere bestuursleden persoonsgegevens in hun bezit hebben worden deze gegevens terstond verwijderd.

Artikel 4 Verstrekken van persoonsgegevens 1. Persoonsgegevens van leden worden NIET verspreid aan derden en/of leden. 2. De persoonsgegevens worden desgevraagd gedeeld met de bestuursleden wanneer deze noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld een evenement, gebeurtenis, betaling en/of overige correspondentie indien en voor zover zulks in lijn ligt met de gebruikelijke en statutaire activiteiten van de vereniging dan wel met de strekking van het huishoudelijk reglement.
Privacy Reglement Vereniging Wijkopbouworgaan Dichtersbuurt

Pagina 2 van 3

3. Indien een lid met toestemming van het bestuur een evenement of gebeurtenis in lijn met de gebruikelijke en statutaire activiteiten dan wel met de strekking van het huishoudelijk reglement van de vereniging wil organiseren, worden daarmee de benodigde persoonsgegevens gedeeld. Dat lid mag die persoonsgegevens louter voor dat evenement of die gebeurtenis gebruiken. 4. Als leden als gevolg van activiteiten zoals besproken in het vorige lid de beschikking over persoonsgegevens van leden verkrijgen, zal daar op overeenkomstige wijze als in het vorige lid mee worden omgegaan en die persoonsgegevens zullen aan de penningmeester ter beschikking worden gesteld. 5. Bij het versturen van berichten aan meerdere leden tegelijkertijd wordt er altijd gebruik gemaakt van de BCC-optie zodat het mailadres van ene ontvanger niet zichtbaar is voor andere leden.

Artikel 5 Rechten van een lid 1. Een lid kan aan de vereniging vragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe ze worden opgeslagen. Uiterlijk binnen vier weken na aanvraag wordt inzage verstrekt in de opgenomen gegevens, 2. Een lid kan altijd de toestemming voor het verwerken van de gegevens intrekken. 3. Een nieuw lid geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens door zulks op het inschrijfformulier aan te geven. 4. Voor bestaande leden wordt die toestemming geacht te zijn gegeven per datum van de inwerkingtreding van dit reglement.

Artikel 6 Beeldmateriaal 1. Tijdens activiteiten van de vereniging kan er beeldmateriaal, zoals foto’s en video-opnamen worden gemaakt van de aanwezige leden. 2. Een lid kan aangeven dat hij/zij niet zichtbaar wil zijn op het beeldmateriaal. Dat gebeurt bij voorkeur op het moment dat begonnen wordt met het maken van foto’s of video-opnamen. Ook achteraf kan een lid dat kenbaar maken. 3. Bij inschrijving als lid van de vereniging wordt toestemming gevraagd inzake art. 6 lid 1 middels het inschrijfformulier. 4. Voor bestaande leden wordt die toestemming geacht te zijn gegeven per datum van de inwerkingtreding van dit reglement.

Artikel 7 Privacy beleid 1. Het privacybeleid is een vast agendapunt van de jaarvergadering 2. Tijdens de jaarvergadering zal het bestuur verslag uitbrengen.

Artikel 8 Website 1. De website met de url www.dichtersbuurt/hengelo.nl wordt beheerd door derden. 2. Alhoewel die website de nodige informatie over en ten behoeve van de vereniging bevat, is de vereniging niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVG door deze derden. 3. De vereniging stelt aan de beheerders van de website geen persoonsgegevens van leden beschikbaar.

Artikel 9 Datalek 1. Bij een grove schending van rechten van betrokkenen, zoals het lekken van gegevens, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. 2. Bij een slechts geringe kans op schending van rechten van betrokkenen zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 van de AVG). 3. In alle gevallen zullen de betrokken leden direct in kennis worden gesteld.
Privacy Reglement Vereniging Wijkopbouworgaan Dichtersbuurt

Pagina 3 van 3

4. De penningmeester houdt een registratie van de genomen acties bij. 5. De vereniging stelt een protocol op hoe men dient om te gaan met een datalek.

Artikel 10 Sancties Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en leden van de vereniging betekenen dat er maatregelen worden getroffen.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het bestuur.

Artikel 12 Ope nbaarmaking en inwerkingtreding Dit privacyreglement wordt ter kennisneming gesteld aan de leden van de vereniging middels publicatie op de voornoemde website. Door een speciale flyer, gericht aan alleen de leden, verspreid in week 21 van 2018 zijn de leden hiervan in kennis gesteld.

Artikel 13 Slotbepaling Dit privacyreglement treedt op 25 mei 2018 in werking